System PRACTIQS CFM, przeznaczony jest do wykorzystania w procesie zarządzania flotą pojazdów i innymi ruchomościami w przedsiębiorstwach.
Podobnie jak w przypadku wszystkich innych materialnych składników przedsiębiorstwa, posiadanie floty pojazdów wiąże się z koniecznością uwzględnienia w organizacji pracy procesów związanych z zarządzaniem ich ewidencją, rejestrowaniem kosztów utrzymania i monitorowaniem eksploatacji. W obecnych czasach, naturalne do tego celu wydaje się zastosowanie technologii informatycznych, które umożliwiają efektywne prowadzenie tego typu procesów w przedsiębiorstwie oraz bezpieczny, niezawodny i wygodny dostęp do danych przez wielu użytkowników.
System PRACTIQS CFM jest zaawansowanym narzędziem do prowadzenia profesjonalnej działalności w zakresie zarządzania flotami pojazdów samochodowych oraz innymi ruchomościami (takimi jak kontenery, naczepy, łodzie, sprzęt budowlany, itp.). System PRACTIQS CFM, udostępniany jest w postaci usługi modelu Software-as-a-Service, umożliwi użytkownikom usprawnienie istniejących procesów związanych z zarządzaniem flotą, a dla części z nich otworzy zupełnie nowe możliwości w tym zakresie.
W ramach konfigurowalnej i rozszerzalnej platformy udostępnione zostały moduły wspomagające różne aspekty zarządzania ruchomościami, m.in. obsługę ewidencji ruchomości, monitorowanie eksploatacji, kontrolę kosztów, tworzenie raportów. Inteligentny i konfigurowalny system PRACTIQS CFM alarmów i powiadomień, wyzwalanych po zarejestrowaniu zdefiniowanych przez użytkownika akcji, pozwala częściowo zautomatyzować proces zarządzania i nie przeoczyć żadnych istotnych zdarzeń. System PRACTIQS CFM zintegrowany jest z urządzeniami kontrolno-pomiarowymi ( nadajnikami satelitarnymi GPS, GLONASS, GALILEO zamontowanymi pojazdach (lub innych ruchomościach), co pozwoli użytkownikom na łatwy, scentralizowany dostęp do szczegółowych danych związanych z zarządzanymi obiektami.
Funkcjonalność systemu PRACTIQS CFM dla użytkownika końcowego umożliwia realizację strategicznych celów biznesowych związanych z zarządzaniem ruchomościami, przede wszystkim: minimalizację ryzyka inwestycji związanych z ruchomościami, wzrost efektywności eksploatacji floty i redukcję kosztów, zapobieganie nadużyciom użytkowym oraz zapewnienie bezpieczeństwa pojazdów i ich użytkowników.
System PRACTIQS CFM rozwijany jest na bazie opracowanej we własnym zakresie przez QS Sp. z o.o. Otoczenie systemu PRACTIQS CFM, przedstawia rysunek obok.
System PRACTIQS CFM przeznaczony jest przede wszystkim przedstawicieli przedsiębiorstw klientów – pełniących rolę pracowników lub administratorów firm. Administratorzy firm posiadają dostęp do wszystkich danych stowarzyszonych z przypisanym do nich przedsiębiorstwem, mają też możliwość zarządzania kontami użytkowników należących do tej samej firmy. Pracownicy firm, ze względu na różnorodną strukturę organizacji przedsiębiorstw, mogą pełnić w systemie PRACTIQS CFM różne role, np. menedżerów floty, kontrolerów finansowych. Zbiory danych dostępnych dla nich do przetwarzania zależą od konfiguracji i przydzielonych im przez administratorów uprawnień.
Z Systemem PRACTIQS CFM komunikują się urządzenia telemetryczne, zamontowane w wybranych elementach flot klientów. Urządzenia te, w zależności od rodzaju, modelu i konfiguracji, przesyłają do systemu PRACTIQS CFM różnorodne dane, które są w nim rejestrowane i przetwarzane.
System PRACTIQS CFM, jeżeli jest to konieczne, może korzystać z zewnętrznych usług, np. przedstawionej na diagramie usługi geolokalizacji do realizacji tzw. odwrotnego geokodowania (ang. reverse geocoding) oraz innych ustalonych, które są dostępne dla programistów QS Sp. z o.o.
System PRACTIQS CFM udostępnia zaawansowaną funkcjonalność do realizacji procesu zarządzania ruchomościami w przedsiębiorstwie. W podstawowym zakresie system PRACTIQS CFM umożliwia przede wszystkim: obsługę ewidencji ruchomości i ich użytkowników, rejestrowanie i monitorowanie kosztów związanych z użytkowaniem ruchomości, monitorowanie eksploatacji (aktualnej lokalizacji, parametrów pracy) oraz zautomatyzowane tworzenie raportów.
Podstawową funkcją system PRACTIQS CFM jest jego modularność, tzn. możliwość dynamicznego rozszerzania zakresu funkcjonalności o dodatkowe usługi (pogrupowane w moduły funkcjonalne). Z jednej strony umożliwia to dostosowanie systemu PRACTIQS CFM na etapie wdrożenia u klienta do konkretnych potrzeb, wynikających z rozmiaru lub profilu przedsiębiorstwa; z drugiej zapewnia skalowalność w przypadku np. rozwoju firmy klienta i konieczności rozszerzenia usługi o dodatkowe funkcje.
Moduł podstawowy (kliencki)
Stanowi rdzeń systemu PRACTIQS CFM, dostarczając podstawowe funkcjonalności i integrację o pozostałe komponenty oraz moduły rozszerzające.
Moduł rezerwacji ruchomości
Umożliwia użytkownikom rezerwację ruchomości on-line, z wielopoziomowych systemem akceptacji.
Moduł likwidacji szkód
Umożliwia kompletne prowadzenie i archiwizowanie procesu szkodowego, historii zdarzeń drogowych oraz rozliczanie szkód.
Moduł warsztatowy
Przeznaczony do kontroli procesu napraw powypadkowych i usług serwisowych, m.in. oferujący możliwość śledzenia faz procesu napraw, przewidywany czas naprawy, wydruk zleceń serwisowych, etc.
Moduł ECO
Umożliwiający rozliczanie emisji CO2 oraz monitorowanie stylu jazdy kierowcy.
Moduł monitorowanie stref
Przeznaczony do śledzenia pobytu ruchomości w zdefiniowanych obszarach oraz generowania powiadomień i alarmów przy opuszczeniu lub wejściu do strefy.
Moduł zarządzania czasem pracy użytkowników i maszyn
Służący do monitorowania czasu pracy użytkowników korzystających z określonych ruchomości oraz tworzenia raportów i statystyk z tych procesów.
Moduł polis ubezpieczeniowych i zawartych umów
Dotyczących danego pojazdu lub innej ruchomości zapisanej w systemie.
W Systemie PRACTIQS CFM istniej możliwość tworzenia oddziałów i regionów firmy Klienta oraz łączenia tych danych z innymi danymi w systemie (np. dane kosztowe, podfloty itp.;)
System PRACTIQS CFM dostarczany jest jako oprogramowanie w modelu Software-as-a-service, dzięki czemu wymagania odnośnie stacji roboczej użytkownika są minimalne.
Użytkownik musi dysponować komputerem lub urządzeniem mobilnym, podłączonym do Internetu i posiadającym zainstalowaną przeglądarkę internetową.
Korzystanie z systemu PRACTIQS CFM nie wymaga instalacji na komputerze użytkownika żadnego dodatkowego oprogramowania.
Ze względu na różnorodną strukturę organizacji przedsiębiorstw oraz ich specyficzny przydział ról i zadań pracownikom w procesie zarządzania flotą, w systemie PRACTIQS CFM wyróżniono trzy podstawowe klasy użytkowników: administratorzy system PRACTIQS CFM, administratorzy firm oraz pracownicy firm. W celu umożliwienia dopasowania systemu PRACTIQS CFM do indywidualnych potrzeb klientów i odzwierciedlenia ich specyficznej struktury organizacyjnej, System PRACTIQS CFM udostępnia rozbudowany mechanizm zarządzania schematami uprawnień i konfiguracji ról. Odpowiedzialność za określenie pracowników firm szczegółowych została przeniesiona na administratora danej firmy, który może definiować rolę poprzez edycję schematów uprawnień.
Poniżej scharakteryzowano główne klasy użytkowników systemu PRACTIQS CFM:
Administrator firmy |
Administrator firmy to przedstawiciel przedsiębiorstwa korzystającego z usługi udostępnianej przez QS Sp. z o.o. i mającego dostęp do systemu PRACTIQS CFM. Administrator firmy jest osobą odpowiedzialną w danym przedsiębiorstwie za prowadzenie działalności w zakresie zarządzania ruchomościami lub nadzór nad działalnością administracyjną oraz dane umieszczane w system PRACTIQS CFM. Posiada uprawnienia dostępu do wszystkich danych związanych z przedsiębiorstwami, do których jest przypisany, może zarządzać użytkownikami w obrębie dostępnych firm. |
Pracownik firmy |
Pracownikiem firmy jest to każda inna osoba zatrudniona w przedsiębiorstwie klienta, która uczestniczy w procesie zarządzania ruchomościami i może podejmować interakcję z system PRACTIQS CFM. Rola pracownika firmy oraz jego specyficzne uprawnienia określane są przez administratora firmy. |
Moduł podstawowy (kliencki)
Prowadzenie kartoteki kontrahentów
Prowadzenie kartoteki pracowników
Definiowanie flot
Prowadzenie kartoteki elementów flot
Monitorowanie pozycji i parametrów elementów flot
Rejestrowanie dokumentów kosztowych
Importowanie dokumentów kosztowych
Definiowanie schematów importu kosztów
Tworzenie raportów
Wzory dokumentów klienta
Zarządzanie użytkownikami systemu PRACTIQS CFM
Definiowanie schematów uprawnień
Definiowanie wzorów wydruków
Obsługa alarmów i powiadomień
Moduł rezerwacji ruchomości
Informacje
Moduł likwidacji szkód
Wprowadzanie zgłoszeń szkód
Rejestrowanie i rozliczanie procesu szkodowego
Tworzenie raportów
Moduł warsztatowy
Rejestrowanie napraw i czynności serwisowych
Wprowadzanie zleceń naprawy
Tworzenie raportów
Monitorowanie spalania i dopuszczalnej prędkości
Obliczanie opłat za emisję CO2
Moduł monitorowania stref
Definiowanie stref
Monitorowanie stref
Tworzenie raportów
Moduł zarządzania czasem pracy pracowników i maszyn
Odczyt danych z tachografu
Identyfikacja kierowców
Informacje
Rozliczanie czasu eksploatacji ruchomości
Moduł dyspozytorski
Informacje
Bezpieczeństwo
System PRACTIQS CFM zapewnia bezpieczną transmisję pomiędzy interfejsem klienta a serwerem aplikacji, przy użyciu protokołu SSL (HTTPS). Przez „bezpieczną” rozumiemy transmisję uniemożliwiającą odczytanie przechwyconej wiadomości lub skuteczne wprowadzenie do kanału komunikacji wiadomości spreparowanej.
Komputer użytkownika
Dowolne urządzenie, podlegające opisanym wymaganiom, w szczególności wyposażone w przeglądarkę internetową i dostęp do sieci Internet, poprzez którą użytkownik może uzyskać dostęp do systemu PRACTIQS CFM i PRACTIQS GPS.