Funkcje systemu

Funkcje systemu informatycznego PRACTIQS

System PRACTIQS CFM, przeznaczony jest do wykorzystania w procesie zarządzania flotą pojazdów i innymi ruchomościami w przedsiębiorstwach.

Podobnie jak w przypadku wszystkich innych materialnych składników przedsiębiorstwa, posiadanie floty pojazdów wiąże się z koniecznością uwzględnienia w organizacji pracy procesów związanych z zarządzaniem ich ewidencją, rejestrowaniem kosztów utrzymania i monitorowaniem eksploatacji. W obecnych czasach, naturalne do tego celu wydaje się zastosowanie technologii informatycznych, które umożliwiają efektywne prowadzenie tego typu procesów w przedsiębiorstwie oraz bezpieczny, niezawodny i wygodny dostęp do danych przez wielu użytkowników.

System PRACTIQS CFM jest zaawansowanym narzędziem do prowadzenia profesjonalnej działalności w zakresie zarządzania flotami pojazdów samochodowych oraz innymi ruchomościami (takimi jak kontenery, naczepy, łodzie, sprzęt budowlany, itp.). System PRACTIQS CFM, udostępniany jest w postaci usługi modelu Software-as-a-Service, umożliwi użytkownikom usprawnienie istniejących procesów związanych z zarządzaniem flotą, a dla części z nich otworzy zupełnie nowe możliwości w tym zakresie.

W ramach konfigurowalnej i rozszerzalnej platformy udostępnione zostały moduły wspomagające różne aspekty zarządzania ruchomościami, m.in. obsługę ewidencji ruchomości, monitorowanie eksploatacji, kontrolę kosztów, tworzenie raportów. Inteligentny i konfigurowalny system PRACTIQS CFM alarmów i powiadomień, wyzwalanych po zarejestrowaniu zdefiniowanych przez użytkownika akcji, pozwala częściowo zautomatyzować proces zarządzania i nie przeoczyć żadnych istotnych zdarzeń. System PRACTIQS CFM zintegrowany jest z urządzeniami kontrolno-pomiarowymi ( nadajnikami satelitarnymi GPS, GLONASS, GALILEO zamontowanymi pojazdach (lub innych ruchomościach), co pozwoli użytkownikom na łatwy, scentralizowany dostęp do szczegółowych danych związanych z zarządzanymi obiektami.

Funkcjonalność systemu PRACTIQS CFM dla użytkownika końcowego umożliwia realizację strategicznych celów biznesowych związanych z zarządzaniem ruchomościami, przede wszystkim: minimalizację ryzyka inwestycji związanych z ruchomościami, wzrost efektywności eksploatacji floty i redukcję kosztów, zapobieganie nadużyciom użytkowym oraz zapewnienie bezpieczeństwa pojazdów i ich użytkowników.

System PRACTIQS CFM rozwijany jest na bazie opracowanej we własnym zakresie przez QS Sp. z o.o. Otoczenie systemu PRACTIQS CFM, przedstawia rysunek obok.

System PRACTIQS CFM przeznaczony jest przede wszystkim przedstawicieli przedsiębiorstw klientów – pełniących rolę pracowników lub administratorów firm. Administratorzy firm posiadają dostęp do wszystkich danych stowarzyszonych z przypisanym do nich przedsiębiorstwem, mają też możliwość zarządzania kontami użytkowników należących do tej samej firmy. Pracownicy firm, ze względu na różnorodną strukturę organizacji przedsiębiorstw, mogą pełnić w systemie PRACTIQS CFM różne role, np. menedżerów floty, kontrolerów finansowych. Zbiory danych dostępnych dla nich do przetwarzania zależą od konfiguracji i przydzielonych im przez administratorów uprawnień.

Z Systemem PRACTIQS CFM komunikują się urządzenia telemetryczne, zamontowane w wybranych elementach flot klientów. Urządzenia te, w zależności od rodzaju, modelu i konfiguracji, przesyłają do systemu PRACTIQS CFM różnorodne dane, które są w nim rejestrowane i przetwarzane.
System PRACTIQS CFM, jeżeli jest to konieczne, może korzystać z zewnętrznych usług, np. przedstawionej na diagramie usługi geolokalizacji do realizacji tzw. odwrotnego geokodowania (ang. reverse geocoding) oraz innych ustalonych, które są dostępne dla programistów QS Sp. z o.o.

Funkcje produktu PRACTIQS

System PRACTIQS CFM udostępnia zaawansowaną funkcjonalność do realizacji procesu zarządzania ruchomościami w przedsiębiorstwie. W podstawowym zakresie system PRACTIQS CFM umożliwia przede wszystkim: obsługę ewidencji ruchomości i ich użytkowników, rejestrowanie i monitorowanie kosztów związanych z użytkowaniem ruchomości, monitorowanie eksploatacji (aktualnej lokalizacji, parametrów pracy) oraz zautomatyzowane tworzenie raportów.

Podstawową funkcją system PRACTIQS CFM jest jego modularność, tzn. możliwość dynamicznego rozszerzania zakresu funkcjonalności o dodatkowe usługi (pogrupowane w moduły funkcjonalne). Z jednej strony umożliwia to dostosowanie systemu PRACTIQS CFM na etapie wdrożenia u klienta do konkretnych potrzeb, wynikających z rozmiaru lub profilu przedsiębiorstwa; z drugiej zapewnia skalowalność w przypadku np. rozwoju firmy klienta i konieczności rozszerzenia usługi o dodatkowe funkcje.

Moduł podstawowy (kliencki)

Stanowi rdzeń systemu PRACTIQS CFM, dostarczając podstawowe funkcjonalności i integrację o pozostałe komponenty oraz moduły rozszerzające.

Moduł rezerwacji ruchomości

Umożliwia użytkownikom rezerwację ruchomości on-line, z wielopoziomowych systemem akceptacji.

Moduł likwidacji szkód

Umożliwia kompletne prowadzenie i archiwizowanie procesu szkodowego, historii zdarzeń drogowych oraz rozliczanie szkód.

Moduł warsztatowy

Przeznaczony do kontroli procesu napraw powypadkowych i usług serwisowych, m.in. oferujący możliwość śledzenia faz procesu napraw, przewidywany czas naprawy, wydruk zleceń serwisowych, etc.

Moduł ECO

Umożliwiający rozliczanie emisji CO2 oraz monitorowanie stylu jazdy kierowcy.

Moduł monitorowanie stref

Przeznaczony do śledzenia pobytu ruchomości w zdefiniowanych obszarach oraz generowania powiadomień i alarmów przy opuszczeniu lub wejściu do strefy.

Moduł zarządzania czasem pracy użytkowników i maszyn

Służący do monitorowania czasu pracy użytkowników korzystających z określonych ruchomości oraz tworzenia raportów i statystyk z tych procesów.

Moduł polis ubezpieczeniowych i zawartych umów

Dotyczących danego pojazdu lub innej ruchomości zapisanej w systemie.

W Systemie PRACTIQS CFM istniej możliwość tworzenia oddziałów i regionów firmy Klienta oraz łączenia tych danych z innymi danymi w systemie (np. dane kosztowe, podfloty itp.;)

Konfiguracja komputera użytkownika

System PRACTIQS CFM dostarczany jest jako oprogramowanie w modelu Software-as-a-service, dzięki czemu wymagania odnośnie stacji roboczej użytkownika są minimalne.

Użytkownik musi dysponować komputerem lub urządzeniem mobilnym, podłączonym do Internetu i posiadającym zainstalowaną przeglądarkę internetową.

Korzystanie z systemu PRACTIQS CFM nie wymaga instalacji na komputerze użytkownika żadnego dodatkowego oprogramowania.

Charakterystyka użytkowników Systemu PRACTIQS CFM

Ze względu na różnorodną strukturę organizacji przedsiębiorstw oraz ich specyficzny przydział ról i zadań pracownikom w procesie zarządzania flotą, w systemie PRACTIQS CFM wyróżniono trzy podstawowe klasy użytkowników: administratorzy system PRACTIQS CFM, administratorzy firm oraz pracownicy firm. W celu umożliwienia dopasowania systemu PRACTIQS CFM do indywidualnych potrzeb klientów i odzwierciedlenia ich specyficznej struktury organizacyjnej, System PRACTIQS CFM udostępnia rozbudowany mechanizm zarządzania schematami uprawnień i konfiguracji ról. Odpowiedzialność za określenie pracowników firm szczegółowych została przeniesiona na administratora danej firmy, który może definiować rolę poprzez edycję schematów uprawnień.

Poniżej scharakteryzowano główne klasy użytkowników systemu PRACTIQS CFM:

Administrator firmy

Administrator firmy to przedstawiciel przedsiębiorstwa korzystającego z usługi udostępnianej przez QS Sp. z o.o. i mającego dostęp do systemu PRACTIQS CFM. Administrator firmy jest osobą odpowiedzialną w danym przedsiębiorstwie za prowadzenie działalności w zakresie zarządzania ruchomościami lub nadzór nad działalnością administracyjną oraz dane umieszczane w system PRACTIQS CFM. Posiada uprawnienia dostępu do wszystkich danych związanych z przedsiębiorstwami, do których jest przypisany, może zarządzać użytkownikami w obrębie dostępnych firm.

Pracownik firmy

Pracownikiem firmy jest to każda inna osoba zatrudniona w przedsiębiorstwie klienta, która uczestniczy w procesie zarządzania ruchomościami i może podejmować interakcję z system PRACTIQS CFM. Rola pracownika firmy oraz jego specyficzne uprawnienia określane są przez administratora firmy.

Ogólny opis funkcji systemu PRACTIQS CFM

Moduł podstawowy (kliencki)

Prowadzenie kartoteki kontrahentów

System PRACTIQS CFM umożliwia wprowadzanie i edycję danych kontrahentów firmy, tj. innych przedsiębiorstw, z którymi firma współpracuje w toku różnych działań związanych z zarządzaniem ruchomościami.

Oprócz podstawowych informacji związanych z przedsiębiorstwem kontrahenta, istnieje możliwość wybrania predefiniowanych ról kontrahenta, pełnionych przez niego z perspektywy firmy klienta (np. warsztat, ubezpieczyciel).

System PRACTIQS CFM umożliwia zdefiniowanie listy osób kontaktowych w przedsiębiorstwie kontrahenta (tzn. takich, z którymi przedstawiciel klienta może kontaktować się bezpośrednio) wraz z określeniem możliwych sposobów kontaktu.
Prowadzenie kartoteki pracowników

System PRACTIQS CFM umożliwia wprowadzanie i edycję danych pracowników firmy

* prowadzenie kartoteki pracowników odbywa się tylko i wyłącznie w odpowiedzialności administratora firmy (Klienta). Dane mogą zostać przetwarzane przez System PRACTIQS CFM tylko i wyłącznie na pisemne polecenie Klienta i mogą dotyczyć tylko jego organizacji. Przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie na zasadzie odrębnych przepisów prawa i nie może naruszać tych przepisów.

Istnieje możliwość przechowywania następujących informacji:
- Podstawowe dane personalne pracownika (imię, nazwisko)
- Informacje o zatrudnieniu
- Dla każdego pracownika istnieje możliwość zdefiniowania specyficznych terminów i zdarzeń (np. koniec ważności badań lekarskich) z określeniem typu, terminu i opisu zdarzenia oraz terminu alarmu, po upływie którego administrator firmy zostanie powiadomiony o zdarzeniu w formie ostrzeżenia.
Definiowanie flot

System PRACTIQS CFM umożliwia definiowanie flot, określających zbiory obiektów ruchomości o wspólnych atrybutach (np. samochody, przyczepy, urządzenia mobilne)
Elastyczność systemu PRACTIQS CFM i niezależność od konkretnego rodzaju ruchomości podlegających zarządzaniu w przedsiębiorstwie klienta wymaga udostępnienia użytkownikom mechanizmu samodzielnego definiowania typów obiektów oraz ich atrybutów.

Poprawna definicja floty wymaga określenia przez użytkownika nazwy floty oraz nazwy i rodzaju pola kluczowego, będącego identyfikatorem obiektów należących do floty (np. dla pojazdów samochodowych może być to numer rejestracyjny lub numer VIN)

Użytkownik ma możliwość zdefiniowania listy pól opisujących elementy danej floty (atrybutów) ze wskazaniem nazwy pola, typu (tekst, liczba, data, wartość z listy, itp.), więzów dla unikalności lub obligatoryjności pola oraz sposobu wyświetlania pól w kartotece ruchomości należących do floty.
Prowadzenie kartoteki elementów flot

System PRACTIQS CFM umożliwia wprowadzanie i edycję informacji o obiektach należących do każdej zdefiniowanej floty (elementach flot)

Podczas wprowadzania nowego elementu floty system PRACTIQS CFM prezentuje listę określonych przez użytkownika pól z możliwością ich edycji w formacie odpowiednim do wartości danego pola. Element floty może zostać oznaczony jako archiwalny (wycofany z użytku), wówczas jest prezentowany w widoku kartoteki jedynie po wybraniu przez użytkownika opcji wyświetlania obiektów archiwalnych.

Dla każdego elementu floty system PRACTIQS CFM umożliwia import i przechowywanie dokumentów z nim powiązanych (w postaci plików o zdefiniowanym formacie); dokumenty nie są przetwarzane przez system PRACTIQS CFM, użytkownik ma jedynie możliwość umieszczenia ich w systemie PRACTIQS CFM, powiązania z elementem floty i późniejszego pobrania dokumentu do odczytu.

Dla każdego elementu floty, za wyjątkiem kartoteki pracownika, system PRACTIQS CFM umożliwia import i przechowywanie zdjęć z nim powiązanych (w postaci plików graficznych) oraz ich późniejszy odczyt.

Dla każdego elementu floty system PRACTIQS CFM umożliwia wprowadzanie informacji o związanych z nim polisach ubezpieczeniowych.

Użytkownik ma możliwość określenia unikalnego numeru polisy, wybrania ubezpieczyciela z kartoteki kontrahentów, wprowadzenia typu polisy, kwoty składki oraz wybrania okresu ubezpieczenia.

Dla każdego elementu floty możliwe jest określenie wyposażenia dodatkowego wykorzystywanego w pojeździe.

Użytkownik posiada możliwość określenia rodzaju wyposażenia dodatkowego, wprowadzenia charakterystycznych dla niego atrybutów, liczby sztuk oraz podania daty instalacji lub wydania elementu wyposażenia. Istnieje możliwość rozszerzania listy rodzajów wyposażenia oraz określania i modyfikacji ich specyficznych atrybutów.

Użytkownik posiada możliwość przeszukiwania kartoteki elementów każdej floty według wartości pola kluczowego (identyfikatora) oraz innych dowolnych pól.
Monitorowanie pozycji i parametrów elementów flot

System PRACTIQS CFM zapewnia możliwość agregacji i obserwacji danych transmitowanych przez urządzenia telemetryczne zamontowane w wybranych elementach flot: informacji o położeniu geograficznym oraz innych specyficznych danych, zależnych od rodzaju obiektu oraz typu urządzenia.

Dane lokalizacyjne powinny zawierać (o ile obsługuje to urządzenie): długość i szerokość geograficzną, wysokość n.p.m., kąt skierowania, szybkość i liczbę widocznych satelitów, podstawowe dane z komputera pojazdu.

W przypadku elementów floty, będących pojazdami samochodowymi z zamontowanymi urządzeniami telemetrycznymi, System PRACTIQS CFM i PRACTIQS GPS rejestruje dane z magistrali CAN lub wejść analogowo-cyfrowych urządzenia (o ile umożliwia to typ pojazdu i konkretne urządzenie), przynajmniej: przebieg całkowity, obroty silnika, temperaturę silnika, poziom paliwa, całkowite zużycie paliwa, napięcie akumulatora, dostępne dane z tachografu, inne dane eksploatacyjne pojazdu.

Pozycje elementów flot wyposażonych w urządzenia telemetryczne obsługiwane przez system PRACTIQS GPS są prezentowane użytkownikowi na mapie.

Dane specyficznych parametrów technicznych (np. z magistrali CAN samochodu) są możliwe do prezentacji użytkownikowi w formie wykresów zmienności wartości tych parametrów w czasie.

Dane telemetryczne nadajników satelitarnych są równolegle prezentowane w urządzeniach mobilnych.

Dla ruchomości powiązanych ze zdefiniowanymi urządzeniami telemetrycznymi, użytkownik posiada możliwość przeglądania i przeszukiwania historii zarejestrowanych rekordów danych według zakresu dat; dla wybranego zakresu dat na mapie prezentowana jest trasa (wszystkie pozycje z określonego czasu), a wykresy parametrów technicznych są odrysowywane dla podanego zakresu czasu. Okres przechowywania danych telemetrycznych na serwerze QS wynosi 24 miesiące z możliwością wydłużenia.
Rejestrowanie dokumentów kosztowych

System PRACTIQS CFM umożliwia użytkownikom rejestrowanie i edycję informacji o dokumentach kosztowych.

Użytkownik posiada możliwość podania numeru rejestrowanego dokumentu (unikalnego spośród wszystkich dokumentów kosztowych użytkownika), typu dokumentu, daty wystawienia oraz wybrania z listy zdefiniowanych kontrahentów podmiotu będącego wystawcą dokumentu.

Użytkownik posiada możliwość wyszukiwania zarejestrowanych dokumentów kosztowych na podstawie ich numeru lub wystawcy.

Dla zarejestrowanych dokumentów użytkownik posiada możliwość dodawania i modyfikacji pozycji kosztów.

W czasie wprowadzania lub modyfikacji pozycji kosztu użytkownik posiada możliwość przypisania poniesionego kosztu do elementu floty, wybrania rodzaju kosztów spośród zdefiniowanych kategorii kosztów oraz wybrania jednej ze zdefiniowanych stawek VAT.

System PRACTIQS CFM reaguje na modyfikacje pozycji kosztów i odpowiednio przeliczać zagregowane wartości dokumentów kosztowych prezentowane użytkownikowi.

Użytkownik posiada możliwość filtrowania wyświetlanych pozycji dokumentu kosztowego przynajmniej ze względu na nazwę artykułu, opis, element floty oraz wyświetlenia pozycji z brakującym elementem floty lub bez przypisanego kosztu
Importowanie dokumentów kosztowych

System PRACTIQS CFM umożliwia użytkownikowi automatyczne zarejestrowanie dokumentu kosztowego i związanych z nim pozycji na podstawie danych z plików zewnętrznych o zdefiniowanym formacie

Sekwencja operacji wymaganych do zaimportowania dokumentu jest następująca:

- Użytkownik wybiera schemat importu kosztów (schematy importu kosztów definiowane są przez administratora systemu PRACTIQS CFM lub administratora firmy

- Użytkownik wybiera plik zewnętrzny o formacie odpowiednim dla zdefiniowanego schematu (najczęściej jest to: XLS, CSV)

- System PRACTIQS CFM przetwarza wprowadzony plik wyodrębniając rozpoznane dane dokumentu i pozycje kosztów lub powiadamia użytkownika o błędzie

- Użytkownik wybiera spośród odczytanych danych te, które mają zostać zaimportowane oraz – jeżeli to możliwe – określa pole wiążące pozycje kosztów z elementami floty i zatwierdza import

System PRACTIQS CFM umożliwia rejestrowane dokumentów kosztowych poprzez udostępniony protokół API.
Definiowanie schematów importu kosztów

System PRACTIQS CFM umożliwia administratorom tworzenie własnych schematów importu dokumentów kosztowych

Kontrahenci klientów mogą posługiwać się różnymi formatami wystawianych dokumentów potwierdzenia kosztów i zestawień zbiorczych. Niemożliwe jest przewidzenie i uwzględnienie ich wszystkich na etapie projektu systemu PRACTIQS CFM. Zapewnienie elastyczności i chęć usprawnienia pracy klienta przy rejestrowaniu kosztów wymaga zatem postawienia wymagania dostarczania przez system PRACTIQS CFM mechanizmu do samodzielnego definiowania przez użytkowników schematów, dla których dane o kosztach są importowane przez system PRACTIQS CFM automatycznie.

Użytkownik definiując schemat posiada możliwość podania jego nazwy, opisu oraz wybrania wystawcy dokumentu z listy kontrahentów (kontrahent będzie przypisany do wszystkich dokumentów importowanych według tego schematu).

Użytkownik posiada możliwość określenia sposobu przypisywania kategorii kosztów do pozycji kosztów.

Użytkownik posiada możliwość określenie sposobu powiązania pozycji kosztów z elementami flot

Użytkownik posiada możliwość wybrania formatu pliku z listy obsługiwanych formatów, w razie potrzeby podając wymagane dodatkowe dane (np. rodzaj kodowania znaków lub separator danych)

Użytkownik posiada możliwość określenia sposobu przypisywania pól importowanego pliku do atrybutów dokumentu kosztowego
Tworzenie raportów

System PRACTIQS CFM udostępnia użytkownikowi możliwość tworzenia raportów na podstawie zbiorczych danych dotyczących różnych aspektów zarządzania ruchomościami.

W module podstawowym są dostępne przykładowe następujące raporty:

- Ogólny raport kosztowy zawierający zestawienie pozycji kosztów poniesionych w zadanym przez użytkownika okresie

- Roczny raport wydatków pracowników, zawierający podsumowanie kosztów poniesionych przez każdego z pracowników w poszczególnych miesiącach roku i podziałem na kategorie kosztów

- Raport zużycia paliwa w zadanym okresie i dla wybranej floty (dla której dostępne są dane na temat zużycia paliwa)

- Raport średniego spalania poszczególnych elementów floty w zadanym okresie

- Raport zbiorczy liczby tankowań i upustów paliwa dla poszczególnych elementów floty w zadanym okresie (progi wartości dla rozpoznania tankowania i upustu określa użytkownik)

- Raport czasu pracy i postojów elementów floty

- Istnieje możliwość stworzenia dowolnego raportu przez programistę QS, na podstawie zgromadzonych danych
Wzory dokumentów klienta

System PRACTIQS CFM umożliwia przypisanie poszczególnym klientom zdefiniowanych wcześniej wzorów wydruków. Przypisane wzory są dostępne dla użytkowników należących do firmy klienta w określonych przez administratora systemu PRACTIQS CFM kontekstach zarządzania firmą. Określone dane mogą być automatycznie uzupełniane z bazy danych na wzorze dokumentu.
Zarządzanie użytkownikami systemu PRACTIQS CFM

System PRACTIQS CFM umożliwia dodawanie i modyfikację danych użytkowników z niego korzystających.

System PRACTIQS CFM umożliwia określenie roli dla każdego użytkownika (możliwe role to: Administrator firmy lub Zwykły użytkownik)

Użytkownikom posiadającym rolę „Administrator firmy” możliwe jest przypisanie zbioru firm, dla których pełnią tę rolę

Użytkownikom posiadającym rolę „Zwykły użytkownik” możliwe jest przypisanie zbioru firm, dla których pełnią tę rolę oraz dla każdej firmy osobno wybranie zdefiniowanego schematu uprawnień (patrz: Definiowanie schematów uprawnień), określającego zestaw dozwolonych dla użytkownika operacji w kontekście danej firmy

Dla użytkowników posiadających rolę „Zwykły użytkownik” możliwe jest do nałożenia dodatkowe ograniczenia:

- dostęp do wybranych flot i wybranych atrybutów elementów flot

- dostęp do wybranych schematów importu kosztów

- dostęp tylko do zarejestrowanych przez siebie dokumentów kosztowych
Definiowanie schematów uprawnień

Administrator systemu PRACTIQS CFM posiada możliwość definiowania i modyfikacji schematów uprawnień użytkowników, tj. zbiorów operacji możliwych do wykonania przez użytkownika na danych różnych modułów systemu PRACTIQS CFM.

Schematy uprawnień są dodatkowym udogodnieniem mającym na celu zwiększenie elastyczności systemu PRACTIQS CFM i umożliwiającym dostosowanie go do indywidualnej struktury podziału odpowiedzialności użytkowników w przedsiębiorstwach klientów. Większość dostępnej funkcjonalności systemu PRACTIQS CFM jest możliwa do konfiguracji w ramach schematów uprawnień, a w miarę rozwoju systemu PRACTIQS CFM liczba opcji konfiguracji ciągle rośnie.

Poprawna definicja schematu uprawnień wymaga podania przez administratora nazwy schematu, opisu oraz określenia, dla każdej z możliwych operacji, uprawnień roli opisanej schematem do jej wykonania.

Zdefiniowane schematy mogą zostać przypisane użytkownikom posiadającym rolę „Zwykły użytkownik”, osobno dla każdej z firm powiązanych z użytkownikiem.
Definiowanie wzorów wydruków

System PRACTIQS CFM umożliwia definiowanie wzorów wydruków dokumentów związanych z różnymi aspektami zarządzania ruchomościami (np. protokołu wydania/zdania pojazdu, umowy)

Wzór wydruku składa się z:

- pliku w określonym formacie, będącego szablonem dokumentu, zawierającego parametryzowane nazwy, za które podstawione będą konkretne wartości w momencie wydruku

- opisem pliku wprowadzonym z poziomu systemu PRACTIQS CFM, zawierającym nazwę i opis wzoru wydruku oraz powiązania pomiędzy parametrami szablonu a konkretnymi polami obiektu w systemie PRACTIQS CFM (np. elementu floty)
Obsługa alarmów i powiadomień

System PRACTIQS CFM umożliwia wprowadzanie terminów i alarmów dotyczących różnych zdarzeń związanych z pracownikami firm i elementami flot

Użytkownik posiada możliwość wybrania rodzaju zdarzenia, daty jego wystąpienia, wprowadzenia dodatkowego opisu oraz określenia terminu wystąpienia alarmu przypominającego o zdarzeniu.

Rodzaje zdarzeń powinny ą możliwe do edycji przez użytkownika.

Zdarzenia i alarmy są definiowane przez użytkownika w odpowiednim widoku aplikacji związanym z obiektami, których dotyczą (np. w widoku karty pracownika lub karty elementu floty)

System PRACTIQS CFM prezentuje użytkownikowi powiadomienia o zaistniałych alarmach w sposób scentralizowany (alarmy i powiadomienia związane ze wszystkimi modułami aplikacji są wyświetlane w jednym miejscu)

Użytkownik posiada możliwość filtrowania alarmów i powiadomień wyświetlanych na liście na podstawie ich rodzaju lub rodzaju obiektów, jakich dotyczą.

System PRACTIQS CFM posiada możliwość definiowania alarmów na pocztę elektroniczną użytkownika systemu PRACTIQS CFM oraz użytkownika pojazdu, SMS na wskazany numer użytkownika pojazdu.

Moduł rezerwacji ruchomości

Informacje

System PRACTIQS CFM umożliwia przypisywanie pracownikom firm użytkowanych przez nich ruchomości z uwzględnieniem okresu użytkowania. Przydział może być dokonany przez administratora lub pracownika firmy, któremu nadano specjalne uprawnienia (osoba uprawniona do przydzielania ruchomości nazywana jest dalej koordynatorem).

Koordynator posiada możliwość zarejestrowania wydania elementu floty z określeniem daty, godziny i stanu licznika w momencie wydania oraz przypisania pracownika, któremu został wydany element floty.

Dla każdego wydanego elementu floty koordynator posiada możliwość zarejestrowania jego zwrotu z określeniem daty, godziny oraz stanu licznika w momencie zdania

System PRACTIQS CFM zapisuje nazwę użytkownika, który zarejestrował wydanie lub zwrot elementu floty.

W przypadku przedsiębiorstw, w których za zarządzanie flotą odpowiada więcej niż jedna osoba, konieczne jest zapewnienie możliwości powiązania przydziału ruchomości z osobą za nie odpowiedzialną.

System PRACTIQS CFM umożliwia użytkownikom zgłaszanie potrzeb rezerwacji ruchomości.

Sekwencja działań prowadzących do zarejestrowania ruchomości jest następująca:

- System PRACTIQS CFM prezentuje użytkownikowi listę elementów flot dostępnych do rezerwacji

- Użytkownik wybiera element floty, wybiera opcję zgłoszenia rezerwacji i wprowadza datę pożądanego pobrania i zwrotu ruchomości

- Jeżeli element floty nie jest już przydzielony w dowolnym przedziale wybranego okresu użytkowania, system PRACTIQS CFM zatwierdza rezerwację i określa jej status jako rezerwacja wstępna; w przeciwnym razie użytkownik jest powiadamiany o braku możliwości dokonania rezerwacji

Koordynator posiada możliwość przeglądania listy rezerwacji i akceptacji lub odrzucania zgłoszeń. Akceptacja powoduje zmianę statusu rezerwacji na rezerwacja oczekująca (pozostałe rezerwacje wstępne elementu floty, pokrywające się z okresem zaakceptowanej rezerwacji, są automatycznie odrzucane). Odrzucenie powoduje usunięcie rezerwacji.

W momencie faktycznego wydania ruchomości użytkownikowi, koordynator wprowadza dane niezbędne do wydania elementu floty i zatwierdza wydanie, co powoduje zmianę statusu rezerwacji na rezerwacje ostateczną i zarejestrowanie przydziału elementu floty użytkownikowi w systemie PRACTIQS CFM.

Moduł likwidacji szkód

Wprowadzanie zgłoszeń szkód

System PRACTIQS CFM umożliwia wprowadzanie przez operatora informacji o zgłoszeniach wypadków i kolizji, wymagających utworzenia procesu szkodowego dla ruchomości
Zgłoszenie obejmuje: element floty uczestniczący w zdarzeniu, datę i godzinę przyjęcia zgłoszenia, dane kierującego, dane kontaktowe kierującego, miejsce zdarzenia oraz opis sytuacji.

System PRACTIQS CFM prezentuje podstawowe dane dla wybranego w czasie wprowadzanie zgłoszenia elementu floty oraz wyświetlać przypisane do niego, ważne polisy ubezpieczeniowe.

Rejestracja zgłoszenia szkody przez operatora powoduje utworzenie procesu likwidacji szkody dla wybranego elementu floty
Rejestrowanie i rozliczanie procesu szkodowego

System PRACTIQS CFM powinien umożliwia aktualizację danych o procesie szkodowym na potrzeby rejestrowania przebiegu tego procesu oraz jego rozliczenia

Operator posiada możliwość wprowadzenia nadanego przez ubezpieczyciela numeru szkody.

Operator posiada możliwość wprowadzania kolejnych etapów realizacji procesu szkodowego (np. zgłoszenie szkody, zakończenie oględzin, wydana opinia rzeczoznawcy, zakończenie likwidacji szkody).

Operator posiada możliwość wprowadzenia informacji o decyzji ubezpieczalni w sprawie szkody oraz wartości wypłaconego ubezpieczenia.

System PRACTIQS CFM umożliwia powiązanie procesu szkodowego z naprawami i czynnościami serwisowymi podjętymi w celu likwidacji szkody

Wymaganie to określa powiązanie między modułem likwidacji szkód a modułem warsztatowym.
Tworzenie raportów

System PRACTIQS CFM umożliwia tworzenie raportów związanych z procesem likwidacji szkód

W szczególności udostępnione zostały następujące raporty:

- Zestawienie liczby zgłoszeń szkód w poszczególnych miesiącach w zadanym okresie

- Zestawienie wartości wypłaconych odszkodowań (preferowany wykaz z podziałem na kategorie kosztów, np. robocizna, materiały, części zamienne)

- Raport szkodowości w zadanym okresie

Moduł warsztatowy

Rejestrowanie napraw i czynności serwisowych

System PRACTIQS CFM umożliwia wprowadzanie informacji o realizowanych na rzecz elementów flot naprawach i czynnościach serwisowych, dokonywanych w związku z ujawnieniem usterek i defektów w czasie przeglądów technicznych lub w czasie eksploatacji ruchomości, a także koniecznych do wykonania w procesie likwidacji szkód powstałych w wyniku wypadku lub kolizji.

Dla zarejestrowanej naprawy istnieje możliwość dołączenia wprowadzonych do systemu PRACTIQS CFM dokumentów kosztowych, będących potwierdzeniem kosztów poniesionych w procesie naprawczym. System PRACTIQS CFM aktualizuje koszty napraw o wartości wynikające z powiązanych dokumentów kosztowych i uwzględniać je przy tworzeniu raportów.

System PRACTIQS CFM umożliwia powiązanie naprawy z wybranym z listy kontrahentem firmy (warsztatem), którą ją realizował.
Wprowadzanie zleceń naprawy

System PRACTIQS CFM umożliwia wprowadzanie zgłoszeń napraw koniecznych do wykonania w przypadku ujawnionych usterek elementów flot

W zleceniu naprawy możliwe jest do określenia: element floty podlegający naprawie, lista czynności wymaganych do podjęcia w celu wykonania naprawy, szacowany koszt i szacowany czas realizacji naprawy

System PRACTIQS CFM umożliwia aktualizację zlecenia – oznaczenie wykonanych napraw, wprowadzenie nowych (jeżeli ujawnione zostały dodatkowe usterki), aktualizację przewidywanego kosztu i czasu naprawy, ustawianie statusu lub etapu realizacji naprawy
Tworzenie raportów
Monitorowanie spalania i dopuszczalnej prędkości

System PRACTIQS CFM umożliwia agregację danych dotyczących spalania paliwa przez pojazd (średnie spalanie, całkowite spalanie, pojemność zbiornika paliwa), o ile pojazd i zamontowane w nim urządzenie telemetryczne umożliwiają odczyt takich danych

Użytkownik posiada możliwość konfiguracji limitu średniego spalania dla elementów flot lub ich grup

Dane na temat spalania są prezentowane w widoku monitorowania lokalizacji i parametrów pojazdów (p. Dane specyficznych parametrów technicznych (np. z magistrali CAN samochodu) powinny być możliwe do prezentacji użytkownikowi w formie wykresów zmienności wartości tych parametrów w czasie) w formie wykresów lub tabel, z wyróżnionymi wartościami przekraczającymi ustalone przez użytkownika limity.

Użytkownik posiada możliwość wygenerowania raportu zarejestrowanych prędkości przez pojazd w odniesieniu do prędkości dopuszczalnej na danym odcinku drogi.
Obliczanie opłat za emisję CO2

System PRACTIQS CFM umożliwia określenie przybliżonej emisji CO2

Zużycie paliwa przez pojazdy może być wyliczane na podstawie wprowadzonych do systemu PRACTIQS CFM dokumentów kosztowych (faktur) lub na podstawie parametrów odczytanych bezpośrednio z pojazdów poprzez urządzenia telemetryczne.

Użytkownik posiada możliwość określenia dla poszczególnych pojazdów norm spalania.

Moduł monitorowania stref

Definiowanie stref

System PRACTIQS CFM wspólnie z drugim systemem PRACTIQS GPS umożliwia łączenie danych i definiowanie stref, czyli obszarów geograficznych wyznaczanych na podstawie pewnych reguł biznesowych przedsiębiorstwa klienta, określających zbiór dozwolonych miejsc pobytu wybranych ruchomości

Użytkownik posiada możliwość określenia nazwy strefy, jej opisu oraz wybrania zdefiniowanej grupy (lub grup) elementów flot, dla których system PRACTIQS GPS będzie zapewniał monitorowanie pobytu w strefie

Użytkownik posiada możliwość określenia obszaru geograficznego strefy poprzez wybranie punktu na mapie i podanie promienia strefy lub wybranie zbioru punktów na mapie, wyznaczających wierzchołki wielokąta opisującego strefę
Monitorowanie stref

System PRACTIQS GPS umożliwia użytkownikowi monitorowanie pobytu elementów flot w zdefiniowanych dla nich strefach, a pozwala analizować lokalizację ruchomości wyposażonych w urządzenia telemetryczne i powiadamiać użytkowników o zajściu określonych zdarzeń

Użytkownik posiada możliwość konfiguracji powiadomień systemu PRACTIQS GPS o zdarzeniach związanych ze strefami, przede wszystkim określenie zdarzenia wyzwalającego powiadomienie (wejście elementu floty do strefy lub jej opuszczenie, upłynięcie określonego czasu pobytu elementu floty w strefie lub poza nią)

Użytkownik posiada możliwość wyświetlenia zdefiniowanych stref na mapie w widoku monitorowania lokalizacji elementów flot (p. Pozycje elementów flot wyposażonych w urządzenia telemetryczne obsługiwane przez system PRACTIQS GPS powinny być prezentowane użytkownikowi na mapie.)
Tworzenie raportów

System PRACTIQS GPS umożliwia generowanie raportów na podstawie danych zagregowanych w module monitorowania stref

Użytkownik posiada możliwość tworzenia przynajmniej następujących raportów:

- Raport przebywania w strefach: zestawienie informacji o zdarzeniach (wejściach do stref, opuszczenia stref) i czasach pobytu w strefach dla wybranych elementów flot w zadanym okresie

Moduł zarządzania czasem pracy pracowników i maszyn

Odczyt danych z tachografu

System PRACTIQS GPS umożliwia użytkownikowi odczytanie danych z umieszczonego w pojeździe z zamontowanym urządzeniem telemetrycznym tachografu

System PRACTIQS GPS umożliwia określenie czasu jazdy, postoju, odpoczynku i dostępności kierowcy (na podstawie danych z tachografu) i prezentować te dane w formie wykresu.

System PRACTIQS GPS umożliwia pobranie plików tachografu DDD.

Identyfikacja kierowców

Informacje
Rozliczanie czasu eksploatacji ruchomości

System PRACTIQS GPS umożliwia określenie czasu pracy ruchomości z podziałem na czas eksploatacji prywatnej i służbowej

Czas eksploatacji pojazdów floty ciężkiej (samochodów ciężarowych) rozliczany jest w oparciu o dane z tachografu.

Czas eksploatacji samochodów osobowych i dostawczych rozliczany jest w oparciu o analizę przez system PRACTIQS GPS parametrów pracy pojazdu (np. włączony zapłon, obroty silnika) oraz identyfikację kierowcy, korzystającego z pojazdu.

Czas eksploatacji maszyn rozliczany jest w oparciu o dostępne parametry ich pracy (np. poziom napięcia określonego wejścia urządzenia, liczba obrotów silnika)

Moduł dyspozytorski

Informacje

Moduł dyspozytorski dedykowany jest firmom prowadzącym działalność m.in. w zakresie planowania zleceń transportowych i tras przejazdów, wymagających od systemu PRACTIQS CFM możliwości całościowego spojrzenia na stan zarządzanych ruchomości, dostępu do najważniejszych podsumowań, powiadomień, etc.
W module dyspozytorskim użytkownik (operator, dyspozytor – rola wynika ze struktury biznesowej przedsiębiorstwa) ma zapewniony szybki dostęp do najważniejszych (z punktu widzenia realizowanego przez firmę klienta procesu), zagregowanych w systemie PRACTIQS CFM danych, dotyczących ruchomości, ich użytkowników oraz kontrahentów.

Wymagania pozafunkcjonalne

Klienci

System PRACTIQS CFM jest w stanie obsłużyć nie mniej niż 1000 klientów (firm).

Użytkownicy

System PRACTIQS CFM jest w stanie obsłużyć nie mniej niż 500 zalogowanych jednocześnie użytkowników.

Dostęp

Dostęp do systemu PRACTIQS CFM jest chroniony hasłem ustalanym indywidualnie przez każdego użytkownika. Hasło jest przechowywane w postaci niejawnej, uniemożliwiającej jego odczytanie.

Bezpieczeństwo

System PRACTIQS CFM zapewnia bezpieczną transmisję pomiędzy interfejsem klienta a serwerem aplikacji, przy użyciu protokołu SSL (HTTPS). Przez „bezpieczną” rozumiemy transmisję uniemożliwiającą odczytanie przechwyconej wiadomości lub skuteczne wprowadzenie do kanału komunikacji wiadomości spreparowanej.

Uprawnienia

System PRACTIQS CFM gwarantuje ścisłą kontrolę uprawnień, udostępniając użytkownikom jedynie funkcje wynikające z ich schematów uprawnień.

Dane

Dane klientów (przedsiębiorstw korzystających z sytemu) są dostępne tylko dla administratora System PRACTIQS CFMu oraz administratora danej firmy.

Kontrola administratorów

System PRACTIQS CFM rejestruje, który administrator utworzył konto danego użytkownika.

Rejestrowanie

System PRACTIQS CFM rejestruje szczegółowo wszystkie logowania użytkowników

Dyspozycyjnosć

Dyspozycyjność systemu PRACTIQS CFM wynosi przynajmniej 99%. Dyspozycyjność (ang. availability) – określa prawdopodobieństwo, że system PRACTIQS CFM w danej chwili będzie działał poprawnie i będzie dostępny dla użytkowników

Dostępność

Użytkownik po przejściu 3-godzinnego szkolenia powinien potrafić wykorzystać 90% dostępnych funkcji systemu PRACTIQS CFM.

Komputer użytkownika

Dowolne urządzenie, podlegające opisanym wymaganiom, w szczególności wyposażone w przeglądarkę internetową i dostęp do sieci Internet, poprzez którą użytkownik może uzyskać dostęp do systemu PRACTIQS CFM i PRACTIQS GPS.

Co wyróżnia nasz system PRACTIQS CFM i PRACTIQS GPS:

Możliwość integrowania lokalizatorów GPS różnych producentów z jedną aplikacją wizualizacyjno – zarządczą PRACTIQS (GPS-GATE)
Zintegrowane w jednym systemie: system PRACTIQS GPS i system PRACTIQS CFM do zarządzania zasobami floty ( naprawy, szkody komunikacyjne, koszty telefonów, floty samochodowej, wyposażenia pracownika i biura i innych dowolnie skonfigurowanych ruchomości, kreator importu danych masowych faktur
Wbudowane narzędzia WebService do komunikacji z innymi bazami danych. Możliwość migracji danych pomiędzy PRACTIQS CFM i PRACTIQS GPS a innymi systemami ( eksport/ import)
Porównanie on-line danych z GPS i komputera pokładowego pojazdu z danymi kosztowymi , danymi z tankowań, przeglądów itp.
Aktualizacje oprogramowania on-line
Przechowywanie (archiwizacja) i dostęp on-line do plików danych umieszczonych przez użytkownika
Dowolna liczba użytkowników on-line z kontrolą dostępu i hierarchią dostępności do system PRACTIQS CFM i PRACTIQS GPS
Automatyczne przypominanie o terminach obowiązkowych serwisów, przeglądów gwarancyjnych i pogwarancyjnych, przeglądów technicznych oraz o upływających terminach ważności wystawionych dokumentów
Zarządzanie jednocześnie wieloma flotami ( firmy, oddziały, floty) w jednym widoku
Rozbudowany system określający dane z GPS w powiązaniu z danymi kosztowymi floty, działu, użytkownika, ruchomości ( wielopoziomowa struktura tworzenia MPK – miejsca powstawania kosztów)
Dedykowane rozwiązania na życzenie klienta dostępne w kilka dni

Wspomagamy firmy w zarządzaniu flotami pojazdów i flotami innych dowolnych ruchomości.

Skontaktuj się z nami!