Zarządzanie flotą samochodową

Co to takiego - zarządzanie flotą samochodową?

Czym jest zarządzanie flotą samochodową (car fleet menagement)? To wszystkie czynności logistyczne, takie jak: organizacja, planowanie, kontrola oraz administrowanie wszystkimi procesami przy obsłudze pojazdów. Pracownikiem odpowiedzialnym jest Menedżer Floty (Fleet Manager). Do jego obowiązków należą m.in. wybór odpowiedniego segmentu aut dla firmy, zarządzanie serwisem, wymiana opon, likwidacja szkód komunikacyjnych oraz sprzedaż pojazdów pokontraktowych (leasingowanych czy wynajmowanych). W małych firmach zajmuje się tym jeden człowiek, w średnich zespół pracowników, natomiast największe firmy mające po kilkaset aut decydują się na outsourcing w firmach zewnętrznych. Nieodzownym elementem zarządzania flotą samochodową staje się monitoring pojazdów GPS online. Jest on stawiany na równi z CFM, a przecież lokalizacja GPS ma tylko funkcje wspomagające cały proces monitorowania.

Oferta obejmuje współpracę w zakresie kompleksowej obsługi floty w Polsce i Europie, która zorientowana jest na sprawne i oszczędne koordynowanie operacyjne flotą.

Obsługa floty firmowej:

  • Koordynacja obsługi formalno-prawnej pojazdów;
  • Zbieranie i przygotowanie analiz ofert na finansowanie/wynajem pojazdów;
  • Dodatkowe działania w zakresie pozyskania nowych pojazdów:
  • Nadzór procesu wymiany samochodów, w tym działania związane ze sprzedażą, zakupem, leasingiem bądź najmem pojazdów;
  • Nadzorowanie kontraktów pod kątem przebiegów i przeglądów diagnostycznych i gwarancyjnych;
  • Koordynacja procesu sezonowej wymiany opon i zarządzania ogumieniem, w tym relokacja, wymiana, zakup, utylizacja;
  • Współpraca w zakresie procesu ubezpieczania floty i jej szkodowością oraz koordynowanie procesu likwidacji szkód komunikacyjnych;
  • Wsparcie telefoniczne dla użytkowników w razie wypadków, kolizji, awarii i innych przypadków losowych;
  • Wsparcie telefoniczne dla użytkowników samochodów od poniedziałku do piątku w godzinach 8-17, a w razie potrzeby dedykujemy wsparcie doraźne poza godzinami pracy.
  • Współpraca z partnerami zewnętrznymi (leasing/wynajem, serwisy, paliwo, likwidacja szkód, brokerzy, zakłady ubezpieczeń, itp.);
  • Koordynacja kontaktów z instytucjami policyjnymi w zakresie postępowania mandatowego;
  • Wsparcie w przygotowaniu rocznych raportów do Urzędów Państwowych (Urzędy Marszałkowskie, KOBIZE, WKU itp.);
  • Prowadzenie ewidencji danych zarządzanych pojazdów;
  • Monitorowanie rynku motoryzacyjnego i flotowego.
  • Organizowanie i zarządzanie procesem wymiany floty (zakupy pojazdów i wyposażenia)/ Negocjowanie kontraktów z firmami zewnętrznymi.
  • Rekomendowanie dostawców towarów i usług (od wyboru do zakupów).
  • Współpraca z dostawcami.
  • Kreowanie procesu poszukiwania racjonalnych oszczędności w podległym obszarze powierzonej floty.

Audyt wstępny

Analiza dostępnej dokumentacji i dotychczasowych procesów wewnętrznych. Uzupełnieniem tej wiedzy jest pozyskanie od operatorów CFM, szczegółowych informacji historycznych o flocie. Dodatkowo sprawdzany jest wygląd i stan samochodów. Wskazaniem do wykonania takiego audytu jest pozyskanie informacji na temat aktualnego (zastanego) stanu formalno-prawnego floty. Podsumowaniem tej analizy jest przedstawienie raportu

 

Bilans Otwarcia

  • Z uwagi na potrzebę określenia/sprawdzenia poziomu oszczędności w nadchodzącym roku kalendarzowym i tym samym sfinansowanie działalności operacyjnej zarządzania flotą samochodową z uzyskanych oszczędności, podsumowujemy dane za ostatni okres. W razie konieczności rozbudowania analityki raportowania będziemy wskazywać konieczność pozyskania danych szczegółowych w odniesieniu do użytkownika, pojazdu, punktu serwisowego.
  • Na wstępnym etapie przyjmujemy, że Bilans otwarcia to inaczej salda kont księgowych na ostatni dzień poprzedniego okresu rozliczeniowego (sprawozdawczego).
  • Założenia budżetowe floty na kolejne lata w danym obszarze.

 

Potrzebne dane:

  • Założenia budżetowe i wykonanie poszczególnych budżetów (procentowe / kwotowe)
  • Obowiązujący plan kont dot. obszaru zarządzania majątkiem ruchomym (pojazdy samochodowe)
  • Wyciągi z księgi głównej dot. szczegółów księgowania kosztów użytkowania floty tj. paliwo, akcesoria, opony, serwis, części, naprawy, polisy, diagnosta, polisy, myjnie, płyny eksploatacyjne, drogi płatne, reklamy na pojazdach, parkingi, e-aplikacje, auta zastępcze, taksówki, bilety, holowanie, Assistance, zakupu i sprzedaży pojazdów samochodowych, a dodatkowo podatków, aż do wyrównania vat do napraw blach.-lakier, rozliczenia międzynarodowe, programy komputerowe, inne koszty.

 

Car policy

Analiza aktualnie obowiązującego regulaminu dotyczącego POLITYKI SAMOCHODOWEJ.

  • Prace nad projektem i ewentualne wnioski są na bieżąco konsultowane ze wskazanymi osobami decyzyjnymi.
  • Przedstawiamy niezbędne propozycje i praktyczne załączniki do Car Policy
  • Przygotowanie ostatecznej formy regulaminu dla użytkowników samochodów służbowych oraz dla innych osób wskazanych podczas pracy nad dokumentami.
  • Zapoznajemy pracowników/użytkowników pojazdów służbowych z procedurami:

a) prawa i obowiązki dotyczące eksploatacji samochodów służbowych,
b) postępowanie zgodnie z procedurami na wypadek awarii, wypadków i wszelkich nieprzewidzianych okoliczności,
c) działania systemowe w obszarze przeglądów, napraw, serwisowania, tankowania, delegacji służbowych, fakturowania usług dodatkowych.

 

Prowadzimy również inne działania wykraczające poza w/w zakres oferty.